دليل اعتماد لشركات الاستشارات / لمراكز التدريب
اعد هذا الدليل لدعم المؤسسات التي تعمل في مجال تقديم الخدمات الاستشارية والتدريبية عن طريق نشر ثقافة التميز وتعزيز الالتزام بجودة الأداء المهني، تسري المعايير على جميع مراكز التدريب والشركات التي تعمل في مجال الاستشارات والتدريب الراغبة في الحصول على اعتماد الشبكة العربية للتميز والاستدامة مع الأخد في الأعتبار مجموعة من الضوابط الهامة
- تتضمن خدمات المنشأة إحدي الأنشطة التالية : الاستشارات – تدريب داخلي – تدريب خارجي – تدريب عند العميل – تدريب رقمي – اختبارات رقمية – اخري.
- الا تسمح المنشأة بقيام أي شخص كان القيام بتقديم الخدمات لصالح المنشأة الا بعد مطابقة معايير الاختيار واتخاء إجراءات التقييم وابرام عقد بصرف النظرعن تعينه بدوام كامل أو جزئي أو عند الحاجة.
- يكون مدير المنشأة مسؤولا مسؤولية تامة عن جميع إجراءات المنشأة وأنشطتها وبرامجها وما يترتب على ذلك من اثار.
- يكون مدير المنشأة متفرغ للعمل بدوام كامل وحاصل على مؤهل جامعي ويتمتع بخبرة لا تقل عن ثلاث أعوام في مجال ذات علاقة مباشرة بالاستشارات او التدريب.
- يجب على المنشأة الإبلاغ الفوري في حالة تغير المدير المسؤول بأخر في خلال شهر من تاريخه.
- أن تستوفي المنشأة جميع الشروط الأساسية بالإضافة الي تحقيق نسبة 70% على الأقل من المعايير المطلوبة لاستحقاق الاعتماد.
- يكون الاعتماد لمدة عام واحد بناء على نتيجة تقرير المراجعة على المنشأة ويخضع المنشأة للتقييم قبل التجديد.
- إذا فقدت المنشأة المعتمدة أي شرط من الشروط الأساسية للاعتماد يكون الاعتماد عرضه للإلغاء ما لم يتم تصويب وضعه خلال شهر من تاريخ فقده.
- يجب على المنشأة الإبلاغ الفوري في حالة تغير الإسم أو تغير المقر أو احد الشركاء أو في أي بيانات بالسجل التجاري أو الاشهار أو قرار الانشاء.
- تمنح المنشأة مهلة للتجديد بعد إنتهاء صلاحية الاعتماد بشهر، وفي حالة رغبتها في الاعتماد مرة أخري يجب عليه اتخاذ الإجراءات من جديد برسوم جديدة.
متطلبات ومعايير الجودة
تم وضع متطلبات ومعايير الجودة لشركات الاستشارات / مراكز التدريب بواسطة لجنة من الخبراء في مجال الاستشارات والتدريب بالتعاون مع نخبة من خبراء الجودة والاستدامة، بمرجعية دولية منبثقة من المعايير الدولية كمعيار نظام إدارة المؤسسات التعليمية “ISO 21001” ومعيار مقدمي خدمات التعلم “29993 “ISO ، ومعيار تقييم مخرجات خدمات التعلم “ISO 29992”، بعد توفيقها وصياغتها بما يتناسب مع الثقافة والبيئة العربية، تمهيدا لتبني المعايير الدولية وذلك بهدف عدم إقصاء أي ما كان، بل العمل على جذب جميع الشرائح التي تعمل في المجال والارتقاء بنظامهم الإداري وهي رسالة الشبكة العربية للتميز والاستدامة وفقا للائحة نظامها الأساسي، وفيما يلي تم التركيز على خمسة محاور رئيسية تضم مجموعة من المتطلبات والمعايير الفرعية منها اساسية تؤثر بشكل مباشرعلى قرار الاعتماد وأخري ثانوية لا تؤثر بشرط الا يقل التقييم عن 50% لأي معيار من المعايير الاساسية.
أولاً : محور: الإطار العام
معيار عام
هذا المعيار يحدد موقف المنشأة من الاعتراف الدولي والمحلي عن طريق الاعتمادات المهنية المتخصصة أو شهادات الجودة الحاصل عليها من جهات التدقيق والمنح بالإضافة الي الاتفاقيات والشراكات الاستراتيجية التي تتيح استخدام العلوم والمنهجيات المتقدمة
- من المهم حصول المنشأة على شهادات اعتماد سواء دولية او محلية حيث يدل الاعتماد على كفاءة منهجية التدريب وتتطابقها مع جهات الاعتماد.
- أيضا الحصول على شهادة الجودة الدولية او المحلية يؤكد على أن النظام الإداري للمنشأة يتفق مع المعايير الدولية للجودة.
- إن الاتفاقيات الدولية والشراكات المحلية تزيد من فاعليات التدريب وزيادة الأنشطة الاستشارية بصورة جيد لها تأثير إيجابي على خدمات المنشأة.
- تعتبر المشاركة في المؤتمرات وعقد الندوات هي حراك فعال مع أفراد المجتمع وتفاعل محمود للتعرف على اهتمامات الشباب والمهتمين بخدمات المنشأة.
- نظرا لان رسالة التعليم والتدريب رسالة سامية هدفها في الأساس بناء مجتمع قوي متعلم مثقف وليس عمل تجاري فقط، فتعتبر المشاركة في الأنشطة المجتمعية شيء هام.
معيار السياسات العامة (أساسي)
يجب على المنشأة الإعلان بوضوح عن سياساتها العامة التي توضح منهجية تعاملها مع القضايا العامة التي تؤثر بشكل مباشر على المتعاملين والأطراف المعنية وأصحاب المصالح.
- سياسة الشكاوى وإجراءاتها وتحديد الشخص المسئول عن فحص الشكاوي وما هي المدة الزمنية المستغرقة للرد على الشكاوى أو طلب إعادة النظر فيها.
- سياسه التسعير وكيفية استرداد الرسوم، وما هي نظم الخصم وشروطه.
- سياسة ضوابط السلوكيات والاخلاقيات العامه للعملاء وللمتدربين وتفاصيلها، وتحديد الشخص المسؤول عن ضبط السلوكيات وإخطار العملاء
- سياسة السلوك المهني للاستشاريين و للمدربين كميثاق شرف لهذه المهنة حيث أنها نظير للمعلم لابد لممارسها التحلي بمبادئها ومثلها
- سياسة الإلغاء والتغير ويوضح فيها الحالات الوارد فيها الإلغاء أو التغير، وما هي الخيارات المتاحة للعميل.
معيار الأمن والسلامة (أساسي)
هناك علاقة وثيقة بين المنشأة والأمن والسلامة حيث يجب أن يوفر مستوى معين ومناسب من الأمن والسلامة الذي يؤمن الحماية المطلوبة للجميع المنعاملين والموظفين على حد سواء، لذا يجب توافر مجموعة من التطبيقات التي تضمن السلامة لجميع المتعاملين.
- وضع إرشادات وتعليمات الامن والسلامة في مكان واضح بحيث يمكن أن يراها الجميع استشاريين مدربين ومتدربين والزائرين.
- وضع صندوق إسعافات أولية قي مكان سهل الوصول اليه وعليه العلامة واضحة يكون به إمدادات طبية صالحة للاستخدام.
- توجد خطة للإخلاء تفعل في حالات الطواريء مع مكان لخروج الطوارئ مع توافر علامات ارشادية له.
- يوجد عدد مناسب من طفايات الحريق صالحه للاستخدام، وان يكون العاملين مدربين على استخدامها.
- توافر معلومات كافية تضمن سهولة وسرعة الاتصال بالاسعاف والمطافي.
ثانياً : محور: الحوكمة
معيار التنظيم والإدارة (أساسي)
هذا المعيار يركز على الأسس والمبادئ التي تعتمد عليها المنشأة في ادارتها للانشطة والخدمات التي تقدمها للعملاء وتحرص على ايصالها للمستفدين بصورة متميزة.
- وجود رؤية للمنشأة معلنة ومعتمدة ومفعلة تعبر عن منظور الإدارة العليا لوجود المنشأة ونظرتها الي المستقبل وأيضا رسالة للمنشأة ومعرفة وقناعة العاملين بها.
- رسم توضيحي للهيكل التنظيمي شامل كافة الإدارات والأنشطة ويوضح التقسيمات الإدارية وتبعيات الأقسام الي الإدارات العامة.
- توصيفات وظيفية واضحة توضح الصلاحيات والواجبات لكل وظيفة وأيضا الشروط الأساسية الواجب توافرها في شاغلي تلك الوظيفة
- نظام فعال للتعيين والتوظيف وابرام العقود للعاملين وتحديد وظائفهم وحفظ حقوقهم المالية والتأمينة وما الي ذلك.
- دليل للنظام الإداري للمنشأة يوضح فيه الرؤية والرسالة والاهداف والسياسة العامة وأيضا الإجراءات والأنشطة والخدمات والمنهجيات التي تنتهجها المنشأة في عملها.
معيار الجدارة والكفاءة (أساسي)
مما لا شك فيه أن كفاءة أداء العاملين تحدد كفاءة المنشأة في تقديم خدماتها للعملاء بشكل متميز وإحترافي، لذا تم الأخذ في الأعتبار مجموعة من النقاط التي تساعد على إظهار كفاءة وجودة أداء المنشأة
- أول نقطة يجب التأكيد على وجود مدير ذو خبره بالمجال ومؤهل جامعيا، قادر على إدارة المنشأة بكفاءة وله من صفات القيادة التي تمكنه من قيادة فريق العمل.
- ومن ثم التأكد من أن العاملين مؤهلين ولهم من الكفاءة لممارسة أعمالهم بصورة مرضية وقادرين على إنجاز أعمالهم بكفاءة.
- بالإضافة الي وجوب تقييم العاملين بشكل دوري لحثهم على العمل بجدية وقد يستوجب الوضع ان توضع خطة لتدريب بعض العاملين ان لزم الامر
- أما بالنسبة للاستشارين / للمدربين القائمين على تنفيذ الاستشارات / التدريب فيجب أن يكونوا معتمدين من جهة موثوق فيها أو لهم خبرة وسمعة طيبة في المجال.
- كما يجب اجراء عملية التقييم بصورة مستمرة لضمان استمرارية جودة الأداء والتعرف على المشاكل التي قد تستجد مع الاستشارين / المدربين أول بأول بغرض التحسين.
معيار الإعلام والتسويق
التسويق هو النافذة التي يطل منها العملاء على المنشأة، لذا يجب الحرص على اتخاذ كل السبل للوصول للعملاء وتعريفهم بخدمات وانجازات المنشأة ومحاولة استقطابهم.
- الملف التعريفي للمنشأة يحتوي على كل النقاط التي تهم العملاء وتبرز نقاط القوة للمنشأة مثل: نبذة مختصرة عن المنشأة، الأهداف، والاستراتيجية التدريبية، الإنجازات والابداعات، قائمة بالدورات التدريبية، شهادات الجودة، الاتفاقيات المهنية، بيانات التواصل وما الي ذلك.
- بصرف النظر عن التكلفة المادية لوضع خطط تسويقية، ولكن من المهم وضع خطة تسويقية حتي لو في ابسط صورها حيث أن التسويق عنصر أساسي لاستمرار أي منشأة في الأسواق.
- إن التواجد على الشبكة العالمية (الانترنت) مهم للغاية لتعرف العملاء على المنشأة وتمكينهم من الاطلاع على جميع المعلومات الخاصة بالمنشأة مما يزيد من الطمأنينة ويوفر الثقة.
- وأيضا إنشاء صفحة على مواقع التواصل الاجتماعي تزيد من التفاعل الإيجابي بين المنشأة والعملاء وتزيد من فرص التواصل وبيع الدورات والبرامج بل وقد توجه الي ادخال برامج جديدة يحتاجها العملاء.
- بالطبع لا يمكن أن يخلو مركز تدريب من خطة تدريبية سنوية أو نصف سنوية على الأقل يدرج فيها اسماء البرامج المخطط عقدها وتوقيتاتها ومددها الزمنية لمساعدة العملاء في تحديد واختيار البرامج التي يرغبون في حضورها.
معيار التحسين المستمر
إذا لم تسعي المنشأة للتحسين المستمر في أدائها بشكل عام سواء بتطوير منهجية الاستشارات / التدريب أو باستحداث برامج جديدة أو بتدريب العاملين فهي مهددة بعدم الحفاظ على أفضليتها بين المنافسين، مما قد يؤثر على مبيعاتها وأرباحها.
- للتعرف على اراء العملاء واحتياجاتهم وتوقعاتهم يجب استطلاع أرائهم من خلال استخدام استبيانات ترسل اليهم يدرج فيها كل الأسئلة التي تمكن المنشأة من التخطيط لمسارها في المستقبل.
- يجب دراسة ردود الأفعال والتغذية العكسية للعملاء والأطراف المعنية وأصحاب المصالح والمتعاملين مع المنشأة للتركز على المميزات وتلافي العيوب.
- اما بالنسبة لشكاوي العملاء فيجب وضع منظومة واضحة لاستقبالها وتصنيفها ودراستها وعلاجها والرد عليها لاحتواء استياء العميل وتعويضه بالشكل المناسب.
- في حالة ظهور أي حالات للاخطاء أو نتائج سيئة أو اعتراضات أو شكاوي يجب اتخاذ اجراء تصحيحي لمعالجة الخطأ وازالة الأسباب الحقيقية لحدوثه وتلافيها.
- من كل ما سبق نجد أنه من المفيد للمنشأة أن تضع خطة لعملية تطوير وتحسين ولنا من الأمثلة الكثيرة لمؤسسات كبيرة التي انهارت بسبب عدم مواكبة التطور السريع على المستوي العالمي.
ثالثاً :محور: إدارة التدريب
معيار المناهج التدريبية
إن المنهج التدريبي هو موضوع الدورة التي يسعي اليها المتدرب، لذا يجب ان يكون اسم الدورة له علاقة وثيقة بالمحتوي التدريبي وان يكون له قوام سلس مرتب واضح وعليه يتم التركيز عدة نقاط لضمان جودة المحتوي التدريبي.
- ان يكون متوفر بالمنشأة المواد التدريبية لجميع الدورات وفقا لقائمه الدورات المعلنه وان تكون جاهزة للتقديم.
- من الطبيعي ان يتوافر بالمنشأة حقائب تدريبية معتمدة من جهات موثوق فيها لضمان محتوي علمي جيد ذو مرجعية علمية محترمة.
- من المفترض أن يتم مراجعة وتحديث المناهج التدريبية على فترات غير بعيدة نظرا لسرعة المتغيرات والتطورات التي تحدث في العلوم على مستوي العالم.
- مخطط البرنامج التدريبي يحتوي علي الاجنده التفصيلية للدورة مبينة لعدد الجلسات ومدتها ونوع الجلسة وسائل التدريب المستخدمة (نظري،عملي، دراسة حالة، تمارين، الخ) وبيان بالنتائج التدريبية المتوقعة.
- توفر منشور كل دورة يتضمن نبذة عامة، الأهداف العامة والفرعية، المدة الزمنية، الفئات المستهدفة، الشروط العامة، المحاور الرئيسية.
معيار تنفيذ التدريب (أساسي)
لتنفيذ أي برنامج تدريبي يجب مراعاة مجموعة من النقاط الهامة لضمان جودة تقديم التدريب وتحقيق النتائج الموقعة منه والاستفادة العامة للمتدربين والأطراف المعنية.
- التحقق من احتياجات المتدربين فكثيرا من الأحيان تجد المنشأة احد المتدربين يعترض على البرنامج بحجة انه لا يلبي احتياجاته رغم ان موضوع التدريب معلن ولكن تفاصيل المخرجات لا تتطابق مع توقعاته، لذا يجب التحقق باي وسيلة من احتياجات المتدرب من هذا البرنامج.
- وجود مسئول عن إدارة البرنامج هو شي حيوي جدا فقد يكون المحتوي رائع وقوي والمدرب ممتاز ومتمكن من توصيل المعلومات بسهولة ويسر ولكن إدارة البرنامج سيئة مثل الضيافة ولا يتم احترام مواعيد البداية والنهاية وفترات الراحة لا يوجد تنسيق جيد مع المتدربين، وذلك يؤثر بصورة كبيرة على مدي رضاء العملاء مما له اثر سيئ في سمعة المنشأة.
- من الجيد مراقبة الجلسات التدريبة سواء بالتقنيات الحديثة مثل الكاميرات أو عن طريق مراقب من المنشأة بحضوره بعض الوقت والاستفسار أول بأول من المتدربين عن أي سلبيات قد وتحدث اثناء تنفيذ البرنامج
- من الضروري وجود معايير واضحة للمنشأة توضح كيف يختار المدرب لتنفيذ برنامج معين فليس كل المدربين يصلحوا لاي برنامج فالموضوع ليس تلقين من على الشاشة أو ضخ معلومات فقط فالتدريب في الأساس نقل خبرات يجب أن تتوافر في المدرب.
- في حالة تغيرات أي معطيات للبرنامج سواء الإلغاء أو التأجيل أو تغير مكان التدريب وقد يحدث اختلاف في اعتماد شهادة البرنامج بعد الإعلان عن اعتماد معين ، لذا يجب على المنشأة وضع اجراء معين يوضح كيفية التعامل مع التغيرات الوارد حدوثها.
معيار تقييم التدريب (أساسي)
لا بد من اجراء تقييم أداء لأي نشاط أو خدمة يتم تقديمها من خلال المنشأة بغرض قياس الأداء ومراقبته والسعي الدائم الي تطويره وتحسينه وتعديله إن لزم الأمر وتوجد عدة طرق للتقييم.
- بصرف النظر من أنه توجد دورات لا يتم عقد اختبارات في نهايتها واخري تنتهي باختبارات الا انه من المفضل اجراء اختبار قبلي للتعرف على مستوي معرفة المتدربين باساسيات الدورة وتحديد التفاوت المحتمل بين الحاضرين وأيضا بالنسبة للاختبار النهائي حتي لو كان بسيط ولكن للتأكيد على حصول المتدربين على المعلومات الهامة بالبرنامج أما بالنسبة للتقييم اثناء الدورة فانه يحدد حسب الموضوع الخاص بالدورة.
- من التقيمات الضرورية والمتعارف عليها في العملية التدريبية قيام المدرب بتقييم المتدربين من ناحية المواظبة على الحضور والتفاعل معه ومع المشاركين ومدي استجابته الي المهام والمطلوبة منه
- أيضا يتم استطلاع المتدربين عن جودة البرنامج ككل سواء مستوي المحتوي العلمي أو مستوي المدرب ومدي تمكنه من توصيل المعلومة أو لعملية التنظيم والتنسيق متضمنة حسن الاستقبال والضيافة وأيضا الموقع ونظافة المكان وغيرها.
- يجب تقييم المدرب بعد انتهاء البرنامج من خلال حصر تقيمات المتدربين وأيضا ملاحظات المراقبة للعملية التدريبية أو من خلال مشاهدات الكاميرات ويتمحور التقييم عن قدرات المدرب لادارة الجلسات بحرفية وتقديم قيمة علمية مطابقة للواقع العملي.
- في النهاية يجب تحليل نتائج التقيمات لوضع خطط التطوير وتلافي الاخطاء والعيوب والتأكيد على المميزات.
معيار إدارة البيانات (أساسي)
من الأهمية بما كان انشاء قاعدة بيانات تحتوي على بيانات المدربين ومعلومات عن المتدربين وأيضا تتضمن سجل للدورات التدريبية وسجل لجميع الشهادات الصادرة من المنشأة، هذا بالإضافة الي عمل ملف لكل دورة تدريبية يحفظ فيها جميع مستندات الدورة لمدة عام على الأقل.
- يجب ان يتوافر في سجل المدربين كل المعلومات والبيانات الخاصة بالمدرب مثل الاسم، العنوان ، التليفون، الميل، البرامج التي يقدمها.
- يجب ان يتوافر ملف خاص لكل مدرب يحتوي على نسخة من جواز السفر او البطاقه، عقد العمل، السيرة الذاتية، الشهادات العلمية، شهادات الخبرة، نتائج التقييم، غيرها.
- بالنسبة الي سجلات المتدربين يجب أن يتوفر فيها الاسم، التليفون، البريد، العنوان، الوظيفة، الدورة الحاصل عليها، تاريخها، رقم الشهادة.
- قد يفقد احد المتدربين الشهادة الاصلية ويطلب نسخة اخري ، فعلى المنشأة حفظ نسخة من جميع الشهادات الصادرة منه أو على الأقل يحتفظ بسجل يتضمن جميع بيانات الشهادة سواء ورقيا أو الكترونيا وان ترقم الشهادات باكواد تميزها للتعرف عليها.
- بالطبع تقوم المنشأة بحفظ ملف لكل دورة تدريبية تتضمن جميع المستندات الدالة على إقامة الدورة بداية من أسماء المتدربين حتي نتائج التقييم وذلك لمدة عام كامل على الأقل.
رابعاً : .محور: بيئة التدريب
معيار البنية التحتية (أساسي)
على المنشأة توفير بيئة جيدة للتدريب لتناسب جميع المشاركين والمدربين مما يساعد على ممارسة العملية التدريبية بأفضل صورة تتيح للمشاركين أقصي استفادة ممكنه.
- موقع المنشأة وسهولة الوصول اليه من المميزات الهامة للمنشأة حيث أنه يعتمد في عمله على تردد المتدربين والمدربين، وأيضا نظافة المبني والمنطقة لها تأثير كبير على تعاملات المنشأة
- أول انطباع حقيقي عن المنشأة يبدأ عند مسئول الاستقبال، لذا يجب الحرص على ان يكون لبق الحديث سريع البديهة ذو مؤهل عالي وعلى دراية كافية بأنشطة المنشأة، كما يجب توافر كمبيوتر متصل بالشبكة الداخلية، تليفون وطابعة، كتيبات للبرامج التدريبية.
- القاعات هي المكان الأهم في المنشأة حيث يجلس فيها المتدربون أطول وقت ممكن لذا يجب مراعاة نظافتها وان تكون مكيفة وذات تهوية جيد وإضاءة مناسبة وبها مقاعد مريحة لها مسند للكتابة على ان يراعي احتمال ان يكون احد المتدربين يستخدم يده اليسري.
- بالنسبة لمكان الاستراحة وهو الفترة التي يأخذ فيه المتدرب فاصل من التركيز والاجهاد اثناء التدريب فمن المهم ان يكون المكان مناسب ذو تهوية جيدة ومكيف وبه عدد كاف من الطاولات والمقاعد المريحة وأيضا مكان مخصص للصلاة.
- تعتبر نظافة دورات المياه مؤشر لنظافة المكان كله لذا يجب الحفاظ على متابعته يوميا ولا تقل عن عدد اثنان احدهما للنساء مع توافر مياه جارية ونظام للنظافة والتطهير بشكل فعّال ووجود ماكينات صابون سائل بعدد كاف وكذلك ورق التواليت وجود عدد كاف من سلال المهملات.
معيار التجهيزات (أساسي)
إذا تحدثنا على البنية التحتية فبالتأكيد سوف نتطرق الي التجهيزات الخاصة بالتدريب والتي تساهم في تكامل التدريب وتزيد من فاعليتة وتسهيل العملية التدريبية برمتها بداية من القاعات وحتي مكان الاستراحات.
- يجب أن يتوفر بالقاعات التدريبية مجموعة متكاملة من معينات التدريب مثل السبورة البيضاء، سبورة ورقية بحامل متحرك، جهاز عرض بمكان مناسب يضمن وضوح العرض أو شاشة عرض ثابتة ومناسبة لحجم القاعة وتكون في مكان واضح الرؤية لكل المتدربين، جهاز كمبيوتر خاص بالقاعة التدريبية موصل بالانترنت.
- تصميم القاعة ونوع الاثاث يسمح بتوفير الفراغات لعرض عمل المجموعات بقدر كاف وبتشكيل مجموعات عمل أو التقسيم بجلسات متنوعة مثل حرف (U) أو ورش عمل أو بشكل دائري حسب طبيعة البرنامج. كما يجب ان تناسب عدد القاعات التدريبية مع الآنشطة التي يقوم بها المنشأة والممرات وأماكن الخروج محددة وتخلو من العوائق
- المكتبة من العلامات البارزة في مركز التدريب والتي تدل على اهتمام المنشأة بالعلوم وتدعم عمليات البحث والمعرفة، لذا من المهم وجود مكتبة يتوفر بها العديد من الكتب العلمية والأبحاث المنشورة التي لها علاقة بمجالات البرامج التدريبية.
- يجب أن يتوفر بالمنشأة تجهيزات مناسبة لذوي الاحتياجات الخاصة فهم من نسيج هذا المجتمع وقد اثبتوا في عديد من المجالات التفوق العلمي والادبي بل والرياضي أيضا.
- حتي تستطيع المنشأة القيام بواجباتها على اكمل وجة يجب ان يتوفر بها جميع الإمكانيات من الأجهزة المساعدة التي تسهل عليها عملها مثل الكمبيوتر والطابعات وماكينات التصوير والتغليف وخطوط الهاتف الأرضية والفاكس بالإضافة الي خط انترنت سريع.
خامساُ : محور: تكنولوجيا التدريب
معيار البنية التكنولوجية
البنية الأساسية لتكنولوجيا المعلومات هي الإطار المتكامل الذي تعمل عليه الشبكات الرقمية، وتتضمن هذه البنية الأساسية شبكة الإنترنت، الأجهزة المادية المستخدمة لربط أجهزة الحاسوب والمستخدمين، والخوادم الالكترونية، مولدات الكهرباء.
- لتحقيق تواصل جيد بين المتدربين والمنشأة يجب توفيرخط انترنت ذو كفاءة وسرعة عالية تمكن المعنيين بالتنسيق وإدارة البرامج التعامل مع المتدربين بالنسبة على مواعيد البرامج واي تعديلات تستجد.
- لتعظيم الاستفادة من خط الانترنت يجب إنشاء شبكة متصل بها جميع اجهزة الإدارة ومعامل الحاسب ان وجد، حتي يتم تسهيل التواصل بين العاملين بعضهم ببعض وتداول المعلومات بشكل صحيح وتقليل الأخطاء.
- يفضل وجود خادم الكتروني (سيرفر) خاص بالمنشأة لحفظ البيانات وتنظيم العمل وتحديد الصلاحيات لكل موظف بالمنشأة، وإن كان وجد البديل في ظل التطورات الجديدة باستخدام النظام السحابي الذي يتيح التعامل وحفظ المعلومات كبديل عن الخادم الالكتروني.
- يفضل وجود مولد كهربائي لحالات الطوارئ بانقطاع الكهرباء عن المنشأة لضمان استمرار العملية التدريبية وتلافي تأجيل تقديم الدورة خاصة إذا كان المنشأة في منطقة يكثر فيها انقطاع الكهرباء
- يفضل وجود اجهزة موانع انقطاع التيار الكهربائي (UPS) لحماية الحواسيب والخادم الالكتروني من الاحتراق وتدمير البيانات، حيث تتميز هذه الأجهزة بثبات التيار الكهربائي.
معيار البرمجة الرقمية
تتكون البرامج الرقمية من مراكز البيانات وإدارة قواعد البيانات، وأي نظم للوائح التنظيمية تتيح تيسير عملية التعلم ونشر العلوم بأقل تكلفة، بالإضافة الي نظم الاختبارات الرقمية التي تسهل عمليات التقييم عبر العالم بحيادية.
- نظام تخطيط الموارد المسمي (ERP) هو برنامج حاسوبي صمّم لتنسيق جميع الموارد والمعلومات والأنشطة اللازمة لإتمام الإجراءات العملية، مثل المحاسبة والموارد البشرية في المنشأة.
- نظام ادارة التعلم المسمي (LMS) هو برنامج حاسوبي صمم للمساعدة في إدارة ومتابعة وتقييم عملية التدريب والتعليم المستمر، وهو من أهم الأدوات الحديثة للتعلم حيث يسمح للأساتذة والمساعدين والطلبة باستخدام جميع الأدوات اللازمة لإتمام العمليات التدريبية.
- نظام التعلم الرقمى ويوصف أيضا بمنصة للتعلم الإلكتروني (e-learning) حيث تتم جميع أنشطة التعلم عبر النت مع توفير جميع الوسائل التعليمية والتدريبية الكترونيا سواء عرض فيديوهات أو التسجيلات الصوتية أوتوفير الشرح والتطبيقات والتقيمات الثانوية والنهائية.
- نظام الكترونى للاختبارات (Online Exam) يجري الاختبار عبر الإنترنت لقياس معرفة المشاركين بموضوع معين، يمكن للطلاب إجراء الاختبار عبر الإنترنت، بغض النظر عن المكان الذي يعيشون فيه وهذا يسهل على المتدربين عملية الاختبار وسرعة النتائج أيضا.
- قاعة افتراضية للتدريب (Online Class) القاعات الافتراضية هي بيئة تدريبية عبر الإنترنت تتيح للمعلمين والطلاب التواصل والتفاعل والتعاون وشرح الأفكار.بما يُمكن المتدربين من الوصول إلى المدربين ذوي الكفاءة في أي مكان طالما أن كلاهما لديه اتصال إنترنت موثوق