تطبيق التميز المؤسسي

تطبيق التميز المؤسسي

كيف نقوم بتطبيق منظومة التميز المؤسسي في الجهة الحكومية أو مؤسستنا ؟

في مقالتي هذه ، سأركز حديثي فقط على التميز للجهات الحكومية ، والتي – وبحكم طبيعية عملي – هي مجال تخصصي

سؤال دائماً ما يتردد ، لاسيما عند الجهات التي في طور البدايات ، أو الساعية لوضع خارطة طريق واضحة لتطبيق معايير منظومة التميز المؤسسي .

نعلم أن منظومات التميز عديدة ، وفي غالبية الدول نجد أن هناك نهج معين أو منظومات مُحددة للتميز المؤسسي  تلتزم به الجهات والمؤسسات .

ففي مصر نجد منظومة مصر للتميز الحكومي ، وفي الإمارات توجد منظومة الجيل الرابع للتميز الحكومي (4G) والتي تم تحديثها منذ عامين بإصدار ثان وهو (GEM2.0). كما نجد في الأردن جائزة الملك عبدالله الثاني لتميز الأداء الحكومي والشفافية  ، وجائزة الملك عبد العزيز للجودة بالسعودية ، ويوجد نموذج التميز الأوربي (EFQM) بإصداره الجديد 2020

بغض النظر عن طبيعة الجائزة ومعاييرها والنطاق الجُغرافي الذى تُطبق فيه ، توجد منهجيات واضحة للإجابة عن التساؤل الهام وهو كيف يمكن تطبيق التميز الحكومي بمعاييره المُختلفة أيا كانت الجائزة ؟

تلك المنهجية نحن كخبراء و استشاريين للتميز المؤسسي ندعمها بما نسميه ( خارطة الطريق للتميز ) أو يمكن أن نسميها سوياً ( الطريق نحو المنصة ) حيث الآليات السلسة والخطوات الواضحة ليس فقط لتطبيق التميز بل والفوز بجوائزه واعتلاء منصة التكريم .

تطبيق التميز المؤسسي

إذاً حديثنا هنا عن خارطة الطريق لتطبيق منظومة التميز المؤسسي . ويمكنني – من باب إيجاز الأمور وتسهيلها – مشاركتك تلك الخارطة عبر عدة نقاط يمكن اتباعها لضمان تطبيق أمثل لمنظومة التميز الحكومي

أولاً:  التوعية :

نشر ثقافة التميز وترسيخ المعرفة بالمنظومة ومعاييرها داخل المؤسسة

ثق تماماُ أنه بلا موظفين قادرين على فهم ماهية التميز ومفرداته ومصطلحاته ، بلا موظفين داعمين لفريق التميز في مسيرة الجهة ، فلن تجد من يقدم النتائج التي سيتم تقييم الجهة عليها ، ولن تستطيع تجميع الأدلة والوثائق التي ستقدمها في ملف المشاركة .

لذا ستكون أُولى الخطوات تصميم خطة لتوعية الموظفين بمفاهيم التميز ومعاييره  سواء عن طريق ورش توعية أو تدريب أو حتى بروشورات ومطويات، وربما حتى عن طريق الإيميلات أو الشاشات الداخلية .

كل ذلك لضمان نشر المعرفة لدى كافة الموظفين بالتميز ومتطلباته .

ثانياً : بناء القُدرات المؤسسية

هنا ستحتاج إلى تشكيل فريق للتميز يقوم كل عضو بهم بمهام واضحة ومحددة كأن يتولى مثلاً قيادة أحد المعايير وتوفير متطلباته ، أو يتولى تجميع النتائج التى حققتها مؤسستك.

في بناء القدرات ستحتاج لمراجعة الاستراتيجية والسياسات والمنهجيات وخطط العمل للوقوف على مدى النضج المؤسسي ، والقيام بما يلزم من إجراءات تصحيحية لتحسين الوضع قبل موعد تقييم مؤسستك .

في بناء القدرات سيكون هناك العديد من الورش التدريبة التخصصية لكل معيار مثل الحوكمة ورأس المال البشري ، الابتكار، استشراف المستقبل ، الاستراتيجية …وغيرها . وذلك بغرض دمج تلك المعايير بالمهام الرئيسية للمؤسسة وعملياتها الرئيسية وخدماتها المقدمة للمتعاملين .

بالمناسبة ، برنامج بناء القدرات المؤسسية يُعد ومن خلال خبراتي مع الجهات الحكومية هو أحد أهم البرامج التي تخلق الشغف وتحقق نتائج ملموسة وسريعة أيضاً .

ثالثاً :  تجهيز ملفات المشاركة ( الاستباقية )

بعد اطلاعك على المنظومة ودمج معايير التميز بمهام وأهداف الوحدات التنظيمية سيتعين عليك بدء مسبق في تعبأة ملفات المشاركة للترشح للجائزة وذلك حتى تستطيع أن تراجع مدى انطباق قدراتك ونتائج بما هو مطلوب في كل معيار ,

سيتعين عليك البدء برصد الأدلة التي تؤكد وتدعم ما حققته من نتائج وماقدمته من إنجازات ملموسة يحتاج المقيم لرؤيتها من خلال دليل .

رابعاً : التقييم الذاتي ( الداخلي )

قبل موعد تقييم الجهة من المقيمين الخارجين ، يُستحسن أن تكون لجهتك أو مؤسستك نوع ما من التنافسية ، قد تتمثل في محاكاة لعملية التقييم ، وقد تتمثل في إطلاق جائزة داخلية لمؤسستك تتنافس فيها الإدارات والموظفين على معايير الفوز بالجائزة .

تلك التنافسية ستساهم في تسريع خطواتك للوصول لمنصة التميز ، فالكل سيكون مستعد ، وملفات المشاركة اكتملت ، وأضحى لدى مؤسستك تطبيق لمحاكاة عملية التقييم وكيفية الإجابة على أسئلة المقيميين .

لذا أُوصى بضرورة تأهيل فريق داخلي للتقييم داخل الجهات ليكون بمثابة المُحرك للتميز والمرشد والمصحح لكافة استمارات الجهة .

خامساً : اصعد للمنصة

إنها الآن لحظتك التاريخية ، لحظة تجنى فيها ثمار مجهوداتك والفريق ، لحظة ستشعر فيها بالفخر حين يشاهدك الجميع وأنت تسير ….إلأى هناك ……حيث منصة تكريم المتميزين .

اصعد للمنصة وستجدني هناك ،بين أول المهنئين لكل بالفوز ………… الفوز المُستحق